Avanta

Consiste en una plataforma web de control para empresas, abocada a producir una mejora sustancial de la gestión en seguridad, documentación y trazabilidad, entregando un completo análisis de su información para apoyar a la toma de decisiones.

 

Modulos

Control de asistencia:

La funcionalidad básica de Avanta, permite registrar el tráfico de entrada y salida en un punto de control, denominado "ubicación". Estos registros permiten obtener información detallada sobre los recursos humanos presentes en un área de trabajo. Su funcionamiento consiste de las siguientes partes:

  • Empresa contratante: Corresponde a la empresa que hace uso del producto avanta, o sus filiales. El registro de la empresa permite asociar posteriormente a la misma los puntos de control, los empleados que tiene la misma, y los requisitos de control a considerar en cada punto.

  • Ubicación: Es el punto en el cual se realizará el control. Es posible que sea una locación geográfica específica, como una faena minera, un edificio, como una fábrica, o incluso una subdivisión de una oficina, que tenga un tratamiento diferente a las demás partes de la misma, como por ejemplo, una bodega. Esto permite al cliente controlar sus instalaciones de manera segmentada y específica, diferenciando tanto los requisitos, como los registros generados, tanto como lo requiera.

  • Personas: Son aquellos que transitan a través del punto de control. A través de su rut, o identificador equivalente, son controlados utilizando el equipo seleccionado por el cliente, con lo cual su paso por el punto de control queda registrado de manera permanente. Opcionalmente, es posible agregar datos de tipo laboral, como turno, cargo o jornada a la persona.

  • Informes: Todos los datos anteriores son reunidos a través del informe de acceso, el cual puede diferenciarse por fecha, persona, o punto de acceso, permitiendo así conocer en todo momento la situación de un trabajador, faena o día.
 
 

Documentación:

Dentro del sistema Avanta, el cliente tiene la posibilidad de cargar la documentación de sus empleados, con la finalidad de detectar situaciones irregulares, como ausencias o vencimientos de documentos. Este procedimiento incluye lo siguiente:

  • Documentos: Como primera medida, el sistema requiere el registro de los documentos que podrán ser cargados al mismo. Los documentos pueden ser clasificados como personales o empresariales, según a quien pertenezca el mismo. Por ejemplo, una cédula de identidad es un documento personal, mientras que una constancia de reglamento interno es empresarial. Esta clasificación permite saber a quién debe solicitarse el documento en caso que este falte. También pueden clasificarse en documentos para personas, documentos para empresas y documentos para vehículos.

  • Ubicación: Un documento puede definirse como global, es decir, requerido en todas partes, o particular, es decir, requerido sólo en ciertos lugares, los cuales son ingresados al sistema como ubicaciones. De esta forma, los usuarios pueden saber qué documentos requieren cargarse a un empleado, según el lugar a donde será enviado.

  • Empleados: Para que sea posible cargar un documento a una persona, ésta debe ser definida como empleado por una de las empresas del cliente. Esto permite que una persona tenga juegos de documentos diferenciados por empleador, algo muy útil si se tienen empresas satélites o se trabaja con empresas contratistas.

  • Visualización de los documentos: Los documentos de cada empleado son almacenados dentro del servidor, y pueden ser visualizados y descargados a través del sistema. Para la comodidad del usuario, los documentos no son vistos en una lista única, sino que aparecen ordenados en una tabla individual para cada trabajador. Los trabajadores pueden ser ubicados en la lista de manera visual, o bien ser buscados por rut, nombre o apellido, permitiendo así ubicar un documento necesario en breves momentos.
  • Disponibilidad: Al estar almacenados en un servidor central, los documentos pueden ser descargados desde cualquier lugar, siempre y cuando se cuente con conexión a internet. Y gracias a la tecnología HTML5 implementada y al diseño responsivo, el usuario puede ingresar desde cualquier navegador de última generación y desde cualquier clase de aparato: smartphones android, iphone, blackberry o windows phone, tablets o ipads, computador o mac, con lo cual localizar, descargar y utilizar un documento es tan simple como si se tuviese en un pendrive.
  • Estado del documento: Un documento puede tener estados diferentes en cada ubicación donde es requerido, tal como en la realidad. Esto permite saber la situación real de certificación en cada faena a donde es enviado el trabajador; Una vez el documento es recepcionado exitosamente en el lugar, puede inscribirse como aprobado, y además indicar la fecha de renovación requerida para ese punto, sin afectar los demás.
  • Informes y alertas: Los informes de documentación permiten ver el estado de carga de documentos de cada persona y los vencimientos a ocurrir dentro de una fecha determinada. Las alertas consisten en una zona de la barra superior, donde el sistema muestra al usuario, agrupadas por tipo, las situaciones indeseadas (documentos faltantes o vencidos), y con un click, despliega la lista de empleados afectados para que se tomen las medidas necesarias.
 

Casino:

Una ubicación en la cual se cobra una entrada, cuyo valor puede o no ser el mismo dependiendo de la hora.

Ejemplo del funcionamiento:

  • • El casino tiene un horario definido como desayuno diurno De 6 a 10, entonces se crea una tarifa para esa ubicación, que rige de 6 a 10. Cuando una persona se controla a la hora del desayuno, queda registrado su paso y se añade el precio del desayuno.

Como los casinos siempre cobran por entradas, es mas fácil definir un precio por cada rango de horas; desayuno, almuerzo, cena, etc.

Al margen es posible agregar convenios para realizar descuentos.

Dentro del sistema Avanta, permite al cliente poder gestionar los datos de sus servicios dentro de un casino, como por ejemplo estado de pagos entre la empresa y servicios, sus funciones están en registrar la información de la siguiente manera:

  • Ingrediente: Es todo aquello que se utiliza para un plato o comida.
  • Receta: Es el grupo de ingredientes que compone un plato, la cual puede calificarse por la salud de los comensales (ej.: hipertensión).
  • Menú: Es el servicio otorgado en cierto horario, en el cual se sirven variadas recetas, indicando el número de platos o paquetes preparados de cada receta, las porciones que corresponden a cada comensal y su precio.

De esta manera se logra un control mucho más detallado, además un valor (Precio) más preciso a la hora de armar un menú o servicio.

La finalidad de este módulo es otorgar un control de consumo y valor de toda entrega para evitar pérdidas generadas por:

  • • Repetición de entregadas por funcionario.
  • • Cantidad de colaciones máximas por funcionario.
  • • Cantidad de colaciones máximas por empresa.

Se generan alertas que previenen estas situaciones, los que permite tomar las medidas respectivas en el mismo instante.

Hotelería:

Como otro módulo de control de Avanta, denominado control de hotelería, permite controlar el tráfico de entrada y salida de las personas dentro del hotel, con la finalidad de alertar al cliente de cualquier anormalidad en relación a las actividades tanto como dentro de una pieza o del establecimiento.

  • Ubicación: Ubicaciones dentro de un hotel se define en relación a los puntos de control que son determinados por el cliente, por ejemplo el cliente puede definir un punto de control como una pieza, el lugar de lavandería, los baños, la salida del hotel, etc. De esta forma permite al cliente no solo controlar los accesos de personas, sino que además, llevar un control de cosas u objetos vinculados a una ubicación.
  • Informes: A través de los datos anteriores, Avanta puede indicar ítems disponibles, ítems a reemplazar, personas en cuyas manos ha estado un ítem, stocks que deben rellenarse, e historia general del ítem, entre otros.

Centro de costo:

Para su conveniencia, Avanta, permite la utilización de centros de costo. Dentro del sistema, es posible asignar a un centro de costo los siguientes tipos de registro:

  • Contratos: Corresponde a los contratos entre el cliente y cualquier otra empresa. Este registro permite indicar si dicho contrato genera cargos de alimentación y/o hospedaje, y la dotación total dedicada al contrato.
  • Empleados: Al asociar el empleado a un contrato, éste inmediatamente pasa a estar considerado dentro del centro de costo al cual pertenece el contrato. Esto permite indicar tanto la función del trabajador dentro del mismo, como la remuneración que percibe dentro de dicho contrato (Opcional). También permite contabilizar los costos de alimentación que el trabajador genera (en caso que esté siendo utilizado Avanta para controlar los casinos o similares). Un empleado puede estar asociado a más de un contrato, en caso de ser necesario.
  • Ubicaciones: Un punto de control, o ubicación, puede ser asociado a un centro de costo, mediante su objetivo, de manera tal que todo el tráfico del punto queda asociado al mismo. Un objetivo puede ser compartido por varias ubicaciones, con lo cual es posible reflejar la convergencia entre diferentes centros de costo.
  • Activos fijos: Un activo fijo puede ser asociado a un centro de costo, tras lo cual, su valor es considerado dentro del mismo, y debido a que el estado, localización, portador y responsable del ítem son registrados también, su utilización, reparación, pérdida y reemplazo pueden ser contabilizados dentro del centro de costo.

Inventario:

Dentro de la solución Avanta, el cliente tiene la posibilidad de llevar un simple, pero potente inventario de sus activos de trabajo. Esto se lleva a cabo con el concurso de:

  • Personas: Una vez registrados, los activos son asociados a dos personas: responsable, es decir aquél que está a cargo del activo, y portador, quien tiene en su poder el ítem. Ambos roles pueden recaer sobre una misma persona.
  • Estado: Un ítem registrado tiene un estado asociado. El estado del ítem corresponde a su situación actual, como "Nuevo", "En reparación", "Disponible", "Fuera del sitio", etc. Combinado con lo anterior, es posible determinar causantes de daños, cantidad de ítems disponibles, número de ítems a reemplazar.
  • Ubicación: Un ítem puede ser asociado a una ubicación. De esta forma, es posible saber dónde se encuentra dicho ítem.
  • Centro de costo: Un ítem puede agregarse a un centro de costo, de tal manera que cuente dentro de la contabilidad del mismo.
  • Activo: Es el registro del ítem. Se diferencia a través de un código (idealmente el número de serie). Además de los datos anteriores, incluye el valor del ítem, su tipo (por ejemplo, si es una herramienta), su marca, su fecha de compra, de entrada, de salida, su cantidad y su stock mínimo obligatorio, si es un ítem como clavos.
  • Informes: A través de los datos anteriores, Avanta puede indicar ítems disponibles, ítems a reemplazar, personas en cuyas manos ha estado un ítem, stocks que deben rellenarse, e historia general del ítem, entre otros.